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线上年会详细操作指南

发表时间:2021-01-18 13:56


关于年会,企业需要总结一年的运营情况、鼓励团队士气、答谢客户、制(zhì)定(dìng)新一年的规划与战(zhàn)略(luè)。同样也有太多让人忍不住吐槽总结的地方,就是今年,将不得不面对疫情的影(yǐng)响(xiǎng),为了避免员工大量聚集带来的风险,线上年会/云年会的讨论也日益增多。

年会年年有,今年“会”不同, 高级感的云上年会怎(zěn)么(me)玩?下面成都年会策划公司丁丁猫会展就给大家分享到底该怎(zěn)么(me)玩,以及云年会流程注(zhù)意(yì)事项。


线上年会详细操作指南


比较常见的思路是将传统的线下年会的场景、功能、环节搬到线上,只(zhī)是(shì)员工不再聚集在年会场地中,而是通过手机等屏幕来观看和参与。在这种情况,流程和内容变化不大,更多需要关注的是线下场景搭建、线上直播流程的实现。



一、线上年会流程规划

大致的流程包括:前期准(zhǔn)备(bèi)、场景搭建、集成推流、测试、正式活动、效果评估。

① 前期准(zhǔn)备(bèi)-加强宣传力度

在前期准(zhǔn)备(bèi)阶段,除了常规的内容准(zhǔn)备(bèi)之(zhī)外(wài),另一个重(zhòng)要(yào)的部分就是宣传引流。线上活动的参与度充满不确定性,前期宣传的力度相比线下,一(yī)定(dìng)要做增(zēng)强(qiáng)。


线上年会详细操作指南


与云上发布会不同,除去视觉空间(主KV)、空间(舞美效果图)、视频(环节视频)、音乐(环节音乐)、嘉宾演讲稿(PPT),还要关键考虑云上颁奖、节目演绎、抽奖红包互动等。

 

② 场景搭建-巧用镜头语(yǔ)言(yán)

线上年会是通过镜头语(yǔ)言(yán)来参与年会,现场部分的场景搭建,一(yī)定(dìng)要重(zhòng)点(diǎn)考虑灯光、收音、摄像机位等,在做场景设计的时候,要考虑每个机位输出的画面效果。


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③ 集成推流-由直播供应商解决

这块主(zhǔ)要(yào)由直播供应商来解决。基本原理大致是:摄像机输送信号至导播台,导播台信号进行虚拟效果合成,再通过推流导播软件,推流到直播平台,嘉宾通过直播页面进行观看和参与。


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④ 测试-线上线下模拟彩排

连线、测试、彩排、直播,跟线下年会彩排类似,最好进行全流程彩排。也可以进行提前录播,直播当天切入。除内容流程彩排外,网络专线测试、互动测试、多地连线模拟、boss讲话模拟等核心环节需要仔(zǎi)细(xì)彩排。


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⑤ 正式活动

活动期间,最重(zhòng)要(yào)的是保障活动顺利进行。员工参与的网络环境维护,弹幕审核,突发事件处理等,需要着(zhe)重(zhòng)关注。



二、线上年会排期/内容规划


[ 线上年会排期指南 ]

前30天,方案提报,确认场地与直播平台

前15天,执(zhí)行(háng)方案,制(zhì)作(zuò)素材

前7天,选择服务器

前5天,搭建直播间,定制界面

前3天,预热,发布邀请函

前1天,设备调试、直播彩排

直播当天,发放观看指南,直播

[ 线上年会内容规划 ]

1)定制开场视频

2)拍摄线上年会开场视频/年度总结视频等

3)虚拟VR人物助阵/虚拟主(zhǔ)持(chí)人开场

4)云颁奖、多种互动云颁奖形式,让线上颁奖能量满满

5)年会抽奖互动、在线抽奖,增(zēng)加(jiā)年会趣味性和参与感

6)年会互动、弹幕吐槽,直播间刷礼物,抢小红包游(yóu)戏(xì),活跃满分

7)节目表演及投票

8)视频连线,投射出重(zhòng)要(yào)嘉宾,分区域员工拜年视频与主(zhǔ)持(chí)人互动

9)多地拜年视频连线

10)云合影,所有人汇聚在一个直播页面,合影留念

[ 宣传/效果评估 ]

1)直播结束后,可以生成内容回放,进行二次传播。

2)媒体报道/官方公众号传播

3)总结视频-花絮剪辑/存档视频

4)结案报告



三、线上年会的场馆选择


云年会形式主(zhǔ)要(yào)以「线下搭建主会场+第三方平台直播」为主。所谓的线下搭建主会场,主(zhǔ)要(yào)是通过搭建主舞台或直播间,来保证直播的效果。而且与往年相比,今年的线下主会场规模要小很多,线下参与人员也需进行严格控制。


那么究竟线上活动该如何去做呢?对于活动场地提出了一(yī)些(xiē)新的要(yào)求(qiú);到底什么样的场地能够满足云发布活动的需求呢?可参考【成都酒店会场信息】


主(zhǔ)要(yào)类型:演播厅、公司报告厅、公司厂房、体育馆、秀场展馆、艺术馆画廊、创意园园区、会务中心等等。


演播厅场馆参考:线下演播厅实景搭建+线上联动年会直播。


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公司会议厅场地参考:使用虚拟抠像,20平方小场地实现炫酷年会直播。


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多功能场馆参考:多个场景实景搭建和AR虚拟技术的结合。


线上年会详细操作指南



场地需求考虑因(yīn)素(sù)


1)无柱空间也是最适合线上活动的选择,可塑性强,操作起来相对简单。


2)配套设施齐全:配有高级接待间、媒体采访间、会议间、物料储备间等设施空间。


3)根据预算、场景搭建需求、线上直播形式等多方面考虑直播空间的大小。

云年会是一个新方向,目前的实践相对较少,今年是尝试的一年相信也将是精彩各异的一年。在这个新场景,希望做出更多的最佳实践来,未来即使疫情消失,线上依(yī)然(rán)会是一个重(zhòng)要(yào)的场景。毕竟,我们的生活早就已(yǐ)经(jīng)被大数据深深包围.


疫情当下,线上年会所有的环节也都不能疏漏,为了让活动可以更顺畅地进行,防疫方案可以作(zuò)为(wéi)项目中的的重(zhòng)要(yào)组成部分。



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